Ich saß mit einem Freund bei einem Kaffee und besprach ein neues Projekt mit ihm. Wie das eben so ist bei ersten Gesprächen schweiften wir immer wieder ab, sprachen über dies, über das und über Produktivität.

Er erzählte mir von den Autoren und YouTubern, denen er folgt und deren Tipps er zur Produktivitätssteigerung nutzt. Es geht um Systeme und Apps. Andere Apps. Und noch mehr Apps. Das Thema packte mich, ich notierte mir die Namen der Produktivitäts-Gurus und so mancher App, öffnete YouTube und klickte auf das erste Video. Den weiteren Verlauf der Geschichte könnt ihr euch wahrscheinlich vorstellen (oder ihr googelt nach „Jan Böhmermann – Nur ein Klick zu viel“).

Schaut euch das Video an, in ein paar Stunden sehen wir uns hier wieder…

Die unendliche Suche nach mehr Produktivität

Nach dem ersten Video schaute ich das zweite, dann das dritte. Ich startete eine Google-Suche nach der App. Ich verglich, fand Gurus, die die Apps bewerteten, nur um auf neuere Videos zu stoßen, in denen dieselben Gurus sagten, dass sie nun doch eine andere App benutzen. Und so weiter und so fort.

Ich folgte meinem Drang nach Recherche, die mich oft dazu bringt, nicht ins Tun zu kommen. Bei der Suche nach Helfern und Systemen zur Produktivitätssteigerung im Internet abonniert man die Ironie gratis mit dazu. „Das muss ich mir noch ansehen, sonst kann ich nicht anfangen“, und „das muss ich auch noch wissen“ öffnen den Trichter in die Unendlichkeit.

Zum Glück fiel mir nach etlichen verschwendeten Stunden ein Zitat aus dem Buch »Mehr Zeit« ein, dass ich vor einem Jahr gelesen hatte:

„Wenn Sie nicht Schreiner, Mechaniker oder Chirurg sind, ist die Auswahl des perfekten Instruments üblicherweise eine Ablenkung und eine weitere Methode, um sich zu stressen, anstatt einfach die Arbeit zu erledigen, die man erledigen will.

Es ist leichter, eine ausgefeilte Schreibsoftware auf dem Computer zu installieren, als das Drehbuch zu schreiben, von dem Sie immer geträumt haben. Es ist leichter, japanische Notepads und italienische Stifte zu kaufen, als tatsächlich eine Skizze zu erstellen. Und anders als mit Facebook herumzuspielen, von dem jeder weiß, dass es unproduktiv ist, fühlt sich die Recherche und das Herumspielen mit ausgefeilten Tools wie echte Arbeit an. Ist es aber meistens nicht.“

Meine wichtigste Erkenntnis ist: Fang an zu tun! Egal mit welchem System.

Benutze das System für mindestens einen Monat und entscheide dann, ob es zu deinen Gewohnheiten und zu deiner Arbeitsweise passt.

Fanboy – Nutze, was du schon hast

Um Häme und Kritik vorzubeugen, bekenne ich mich als Fanboy.

Ich lebe und arbeite im Apple Ökosystem. Ich benutze einen iMac, ein iPad und ein iPhone. Ich wurde nicht von Apple gesponsert (aber wie wärs, Apple?) und grundsätzlich ist es auch egal, welche Geräte du benutzt.

Worauf ich hinaus will – es gibt unzählige Apps zur Produktivitätssteigerung: Todoist, Evernote, Wunderlist, Trello, Notion, Bento, Craft … und wie sie nicht alle heißen.

Viele davon stehen als Gratisversion zu Verfügung, manche sind kostenpflichtig – einheitlich sind sie alle nicht.

Ach ja – Apps kommen und gehen. Manche halten sich, andere verschwinden wieder oder verlieren ihren Support.

Deshalb habe ich mich dazu entschieden, das zu nutzen, was ich bereits habe: Apple Notizen, Erinnerungen, Mail und Kalender. Diese Apps kosten mich nichts, sie sind bereits auf meinem Gerät vorhanden und ich benutze sie (teilweise) schon.

Keine dieser Apps ist in dem, was sie tut, die Beste auf dem Markt – aber sie passen zu meinem simplen System.

Was kommt wohin? Das PARA-System

Die Entscheidung für eine App-Gruppe war der erste Schritt.

Der Nächste war die Einführung eines Systems, mit dem ich meine nächsten dreißig Tage verbringen wollte.

Mein größtes Problem ist die Ordnerstruktur – welche Inhalte kommen wohin?

Bedient habe ich mich bei einem der präsenten Produktivitäts-Gurus, Tiago Forte. Sein P.A.R.A.-System wirkte auf den ersten Blick sinnvoll für mich und bildete Projekte, Bereiche und Ressourcen verständlich ab.

Unter folgendem Link findet ihr eine Erklärung des Systems: https://fortelabs.com/blog/para/

Im Folgenden habe ich meine Apps und deren Ordner-Struktur dem System angepasst und bisher nichts geändert. Ich brauchte etwas Zeit, um mir klar zu werden wo welche Notizen, Ideen oder Artikel abgespeichert werden sollen, aber mit der Zeit (und mit Übung) entwickelte ich ein Gefühl dafür.

Es kann sein, dass ich manche Inhalte nicht dort abspeichere, wo es das P.A.R.A.-System vorsieht, das macht aber nichts. Ich weiß, wo was liegt und wie ich es schnell finden kann.

Das Grundprinzip hinter vielen Systemen ist, sich ein zweites (digitales) Gehirn aufzubauen. Mit dem Suchbegriff „building a second brain“ findet ihr das angesprochene System schnell.

Irgendwie habe ich das schon in meiner Schulzeit gewusst, denn meinen USB-Stick benannte ich damals „2nd Brain“.

Das System darauf war aber noch Kraut und Rüben.

Und jetzt:

Lass dich überzeugen.

Sei überzeugend.